Insgesamt gibt es zwei Bestandteile eines Termins, die bei JAMES bearbeitet werden können:
• der Termin selbst
• die Teilnehmer
Termin
Die Terminbearbeitung sieht folgendermaßen aus:
Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:
Betreff
Thema des Termins, welches automatisch aus dem Outlook®-Terminbetreff gelesen wird.
Start
Startzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook®-Termin-Beginn gelesen wird.
Ende
Endzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook®-Termin-Ende gelesen wird.
Ganztägiges Ereignis
Bestimmt,
ob der Termin als ganztägiges Ereignis angelegt wird. Dies wird
automatisch aus dem gleichnamigen Outlook®-Feld gelesen.
Zeitzone
Definiert die Zeitzone des Termins. Dadurch kann JAMES für Personen, die in anderen Zeitzonen leben, die Uhrzeit anpassen.
Niederlassung
Auswahl einer vordefinierten Niederlassung. Die Auswahl der Niederlassung beeinflusst die Auswahl der Zufahrt.
Zufahrt
Die Zufahrt, über welche Teilnehmer die Niederlassung betreten sollen.
Ort
Ort
des Termins, welcher automatisch aus dem Ort des Outlook®-Termins
gelesen wird. Oftmals ist dies ein Raum, welcher über Outlook® gebucht
wird.
Raum
Der Raum, welcher für den
Termin gebucht wird. Der Ort und der Raum unterscheiden sich insofern,
dass „Ort“ lediglich für das Buchen eines Raumes über Outlook® und
„Raum“ für das Buchen eines Raumes bei JAMES gedacht ist.
Ressourcen
Zusätzliche Ressourcen, die gebucht werden sollen. Dies kann z.B. WLAN sein.
Dokumente
Weitere
Dokumente, die den Teilnehmern gesendet werden sollen. Dies können z.B.
allgemeine Informationen sein, die aber nicht sicherheitsrelevant sind.
Unterweisungen
Sicherheitsrelevante
Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und
rechtsverbindlich von allen Teilnehmern unterzeichnet werden müssen.
Gilt eine erfolgreiche
Checkliste bei Ankunft
Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Ankunft eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Ausgabe von Sicherheitskleidung.
Checkliste bei Abreise
Eine
Liste, in der notwendige Schritte bei Abreise eines Besuchers
dokumentiert sind wie z.B. Zurücknahme von Sicherheitskleidung.
Benachrichtigung bei Check-in
Durch
Ankreuzen erhält der Ersteller des Termins eine Benachrichtigung, wenn
sich einer der Teilnehmer erfolgreich eingecheckt hat.
Terminbeschreibung
Freitextfeld,
in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung
findet sich bei der Einladung in der E-Mail der Teilnehmer wieder.
Interne Notiz
Freitextfeld,
in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der
Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der
Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt
werden können, ohne dass die Teilnehmer diese einsehen können.
Weitere Informationen
Einige
Felder kommen auch bei der Bearbeitung der Teilnehmer vor. Gleichnamige
Felder bei der Terminbearbeitung gelten für alle Teilnehmer, sodass
z.B. bestimmte Unterweisungen alle, aber nur eine Person eine weitere
Unterweisung unterzeichnen muss.
Übergang zur Teilnehmerbearbeitung
Wenn
die Teilnehmer bearbeitet werden sollen, kann man sich über „Teilnehmer
bearbeiten“ eine Liste der Teilnehmer anzeigen lassen. Lesen Sie
hierfür bei Teilnehmerbearbeitung weiter.
Fertigstellung eines Termins
Sobald
alle Daten korrekt eingegeben wurden, kann über „Speichern und senden“
die Erstellung des Termins abgeschlossen werden. Der Outlook-Termin wird
nach erfolgreicher Erstellung des Termins bei JAMES miterstellt und das
gesamte Fenster schließt sich von alleine.