2.2 Terminbearbeitung

Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:

Thema des Termins, welches automatisch aus dem Outlook®-Terminbetreff gelesen wird.

Startzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook®-Termin-Beginn gelesen wird.

Endzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook®-Termin-Ende gelesen wird.

Bestimmt, ob der Termin als ganztägiges Ereignis angelegt wird. Dies wird automatisch aus dem gleichnamigen Outlook®-Feld gelesen.

Definiert die Zeitzone des Termins. Dadurch kann JAMES für Personen, die in anderen Zeitzonen leben, die Uhrzeit anpassen.

Auswahl einer vordefinierten Niederlassung. Die Auswahl der Niederlassung beeinflusst die Auswahl der Zufahrt.

Die Zufahrt, über welche Teilnehmer die Niederlassung betreten sollen.

Ort des Termins, welcher automatisch aus dem Ort des Outlook®-Termins gelesen wird. Oftmals ist dies ein Raum, welcher über Outlook® gebucht wird.

Der Raum, welcher für den Termin gebucht wird. Der Ort und der Raum unterscheiden sich insofern, dass „Ort“ lediglich für das Buchen eines Raumes über Outlook® und „Raum“ für das Buchen eines Raumes bei JAMES gedacht ist.

Zusätzliche Ressourcen, die gebucht werden sollen. Dies kann z.B. WLAN sein.

Weitere Dokumente, die den Teilnehmern gesendet werden sollen. Dies können z.B. allgemeine Informationen sein, die aber nicht sicherheitsrelevant sind.

Sicherheitsrelevante Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und rechtsverbindlich von allen Teilnehmern unterzeichnet werden müssen. Gilt eine erfolgreiche

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Ankunft eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Ausgabe von Sicherheitskleidung.

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Abreise eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Zurücknahme von Sicherheitskleidung.

Durch Ankreuzen erhält der Ersteller des Termins eine Benachrichtigung, wenn sich einer der Teilnehmer erfolgreich eingecheckt hat.

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung findet sich bei der Einladung in der E-Mail der Teilnehmer wieder.

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt werden können, ohne dass die Teilnehmer diese einsehen können.

Einige Felder kommen auch bei der Bearbeitung der Teilnehmer vor. Gleichnamige Felder bei der Terminbearbeitung gelten für alle Teilnehmer, sodass z.B. bestimmte Unterweisungen alle, aber nur eine Person eine weitere Unterweisung unterzeichnen muss.

Wenn die Teilnehmer bearbeitet werden sollen, kann man sich über „Teilnehmer bearbeiten“ eine Liste der Teilnehmer anzeigen lassen. Lesen Sie hierfür bei Teilnehmerbearbeitung weiter.

Sobald alle Daten korrekt eingegeben wurden, kann über „Speichern und senden“ die Erstellung des Termins abgeschlossen werden. Der Outlook-Termin wird nach erfolgreicher Erstellung des Termins bei JAMES miterstellt und das gesamte Fenster schließt sich von alleine.