Die Teilnehmerbearbeitung erfolgt in zwei Schritten:
1. Auswahl des Teilnehmers
2. Bearbeitung der Eigenschaften eines Teilnehmers
Teilnehmerauswahl
Die Auswahl eines Teilnehmers erfolgt über eine Liste. Hier befindet sich zumindest die E-Mail. Sollte ein Teilnehmer mit dieser E-Mail schon einmal an einem anderen Termin teilgenommen haben, der bei JAMES registriert worden ist, wird der Vor- und Nachname automatisch eingefügt. In diesem Falle werden diese Daten ebenfalls in der Liste angezeigt. Falls man die Daten manuell bei der Teilnehmerbearbeitung ergänzt, wird bei Rückkehr zur Teilnehmerübersicht der Name nun angezeigt.
Über den Button oben „Zurück zur Terminbearbeitung“ gelangt man wieder zurück zur Terminbearbeitung.
Klickt man auf einen der Teilnehmer, gelangt man in die Teilnehmerbearbeitung.
Die Teilnehmerbearbeitung sieht folgendermaßen aus:
Möchte man wieder zurück zur Teilnehmerübersicht, so klickt man auf „Zurück zur Teilnehmerübersicht“.
Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:
Vorname
Der Vorname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.
Nachname
Der Nachname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.
Firma
Die Firma des Teilnehmers.
Nur benachrichtigen
Durch
Ankreuzen wird der Teilnehmer lediglich benachrichtigt, nimmt aber
nicht selber am Termin teil. Dadurch kann man Dritte wie z.B. den
Vorgesetzten über einen Termin in Kenntnis setzen.
Check-in Benachrichtigung
Durch
Ankreuzen wird der Gastgeber informiert, sobald der Teilnehmer vor Ort
in der Niederlassung den Check-in erfolgreich absolviert hat.
Kategorie
Durch
Angabe der Besucherkategorie können Besucher in logisch unterteilte
Gruppen eingeteilt werden. Außerdem kann das Verhalten von verschiedenen
Systemen z.B. dem Check-in an Besucherkategorien angepasst werden.
Erinnerung (Tage)
Das
Intervall bestimmt, wie viele Tage vor dem Termin der Teilnehmer erneut
per Mail von JAMES benachrichtigt wird, dass ein Termin angesetzt ist.
Unterweisungen
Sicherheitsrelevante
Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und
rechtsverbindlich von diesem Teilnehmer unterzeichnet werden müssen.
Terminbeschreibung
Freitextfeld,
in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung
findet sich bei der Einladung in der E-Mail dieses Teilnehmers wieder.
Interne Notiz
Freitextfeld,
in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der
Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der
Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt
werden können, ohne dass dieser Teilnehmer diese einsehen kann.