Nicht alle Besuchervorgänge können vorab erfasst werden. Mancher Gast kommt spontan und ohne vorherige Anmeldung.
Damit ein Vorgang am Empfang trotzdem erfasst werden kann, kann dieser über die Funktion des spontanen Besuchers in JAMES angelegt werden. Hier wird nur eine begrenzte Menge an Informationen hinterlegt. Die Notwendigkeit auch spontane Gäste zu erfassen ist vorrangig eine lückenlose Dokumentation aller Besucherflüsse, als auch im Falle einer z.B. Sondersituation (Evakuierung) die sich auf dem Objekt befindlichen Personen schnell auflisten zu können.
Die Funktion des spontanen Besuchers wird vorrangig vom Empfangspersonal verwendet. Bei der Anlage kann auf das interne Adressbuch oder soweit vorhanden einen Dokumentenscanner zurückgegriffen werden.
Pflichtfelder sind Name und Vorname des Besuchers. Darüber hinaus ist die besuchte Person zwingend anzugeben. Alle anderen Felder sind optional und können je nach Bedarf verwendet werden.