JAMES untzerstützt das Management von Ressourcen für geplante Besprechungen – insbesondere die Reservierung von Besprechungsräumen und der nötigen Raumausstattung.
Für das Anlegen von Räume steht eine entsprechende Eingabemaske zur Verfügung, mit der die Raumdaten als Freitexteingabe und wahlweise mit Hilfe von Auswahllisten und Kontrollkästchen eingegeben werden können.
Folgende Felder werden abgebildet:
- Status: active
- Name des raumes
- Raumnummer
- Stockwerk
- Gebäude / Gebäudeteil
- Fläche des Raumes in qm
- Kapazität in Anzahl der Personen / Sitzplätze
- Ist der Raum Behinderten gerecht
- Ist der raum auf einem Evakuierungspfad
- Benötigte Rüstzeit
- Raumverantwortlicher / verantwortliche Organisationseinheit
- Niederlassung
- Der Raum Typ z.B. wenn es sich um Raumteile handelt
- Vorhandene Ausstattung / Ressourcen
- Mediadaten wie Fotos oder Videos vom Raum können hinterlegt werden.
- Wählen Sie Workflows die bei Buchung ausgeführt werden müssen
- Wählen Sie Workflows die bei Stornierung ausgeführt werden müssen
- Wählen Sie Workflows die bei Enden der Veranstaltung ausgeführt werden müssen
- Wählen Sie das Raumterminal
- Wählen Sie das Türterminal
- Vergeben Sie eine Beschreibung des Raums
Grundsätzlich können in das System Tür- und Raumterminals eingebunden werden , um den Belegungs- bzw. Reservierungsstatus vor Ort an der Tür anzuzeigen.
Das System führt eine Plausibilitätsprüfungen durch, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die erforderlichen Rüstzeiten zwischen den Besprechungen zu berücksichtigen.
Das System ist der Lage, eine optimale Auslastung der Räume zu unterstützen. Das bedeutet, daß die Raumkapazitäten mit den Termindaten so abgeglichen werden, daß eine Überversorgung mit Ressourcen (Kapazität, Medien usw.) vermieden wird, um Engpässe für größere Besprechungen mit hohem Bedarf zu vermeiden.