Das System besteht aus vier Portalen:
- Das Gastgeberportal für die Verwaltung der Einladungen und aller zusammenhängenden Workflows
- Das sogenante Global Desk für den Mitarbeiter am Empfang
- Das Besucherportal für die Gäste. Diese können hier ihre Termine einsehen, Unterlagen herunterladen oder nach der Bearbeitung ( Unterschrift, Stempel ) hochladen.
- Der System Manager für alle globalen Einstellungen
Im internen Betrieb werden nur die ersten beiden Portale benötigt.
Der Zugriff ist jeweils über einen Login geschützt und steuert auch die
jeweilige Dateneinsicht als auch Funktionsumfang.
Die Benutzer für das Gastgeberportal müssen entweder im Systemportal angelegt werden, oder soweit ein Active Directory Connector zum Einsatz kommt, über das AD freigeschaltet werden.
Die Benutzer für das Besucherportal werden automatisch erzeugt und bestehen aus der Email des Gastes als Benutzernamen und einem automatisch generiertem Passwort. Der Gast kann das Passwort ändern. Die Gastuser werden nur einmal im System angelegt und werden bei wiederkehrenden Terminen verwendet.
Die jeweiligen Portale sind darauf optimiert mit möglichst wenigen Klicks zum Ziel zu kommen.
Sowohl das Aussehen der Masken als auch Abläufe können in den meisten Fällen über das Customizing angepasst und verändert werden.